Notion – aplikacja do notowania numer jeden?

Notion to popularne obecnie narzędzie do notowania. Ale czy tylko do tego? Okazuje się, że aplikacja jest na tyle elastyczna, że można w niej zbudować bazę wiedzy, system do zarządzania zadaniami, CRM, a nawet strony internetowe.

Gdy w czerwcu 2019 odkryłem Notion, to jarałem się jak dzika kuna w agreście. Dlaczego?

Ja gdy pierwszy raz poznałem Notion, czerwiec 2019, koloryzowane.

No bo nareszcie możliwość zagnieżdżania notatek na dowolną ilość poziomów (nie-pozdrawiam Evernote i jego płaskiej struktury folder →  notatka)! Różne widoki listy, dodawanie tablicy kanban do notatki (!). No szmery-bajery, jakich się nie spodziewałem.

Z czasem, jak zwykle, odkryłem też szereg wad Notion. Pomimo tego nadal korzystam z narzędzia, choć w mniejszym zakresie, niż jeszcze rok temu.

Co robię w Notion, jakie widzę zalety i wady narzędzia? Dlaczego nie jest tak genialne, jak może się wydawać?

Do czego wykorzystuję Notion?

Aby lepiej zarysować kontekst, od kilku miesięcy korzystam też namiętnie z Roam Research i to tam trafiają wszelkie pomysły, notatki z książek, losowe pomysły, etc. Wcześniej próbowałem to robić w Notion, ale szło jak po grudzie.

Nie jestem fanem budowania skomplikowanych systemów mających obsłużyć w 100% moją rzeczywistość. Podejmowałem kilka razy taką próbę i nie wychodziło, bo sama budowa systemu i trzymanie się założeń było zbyt dużym obciążeniem.

Liczy się dla mnie prostota, nie boję się też małego chaosu w notatkach. Obecnie Notion służy mi głównie do trzech rzeczy – większość notatek przejął Roam.

Prowadzenie projektów dla klientów 

W Notion działam samodzielnie, bez zapraszania klientów do narzędzia. Komunikację zewnętrzną prowadzę obecnie przez email i zazwyczaj nie powoduje to żadnych komplikacji.

Prosty Kanban to u mnie lista projektów z jednym z trzech statusów: No status (czeka na rozpoczęcie), W trakcie i Zakończony.

W ramach strony z projektem rozpisuję zakres i tworzę oddzielne notatki do różnych etapów (np. stworzenie specyfikacji, ustawienia Google Analytics, budowa dashboardu, etc.). Podczas pracy nad danym aspektem na bieżąco notuję, dodaję screenshoty, checklisty, mniejsze zadania. Nic wielkiego.

Notion daje mi czytelną, przejrzystą strukturę tego ile mam na głowie projektów, ile z nich już zrealizowałem oraz jaki jest status każdego z nich. Mogę też łatwo wrócić do notatek.

Leady i sprzedaż 

Nie korzystam z “prawdziwego” systemu CRM. Mam na tyle prosty model pracy, że nie czuję, żebym go potrzebował na tym etapie. Byłby to raczej przerost formy nad treścią. Wystarczają mi notatki w Notion.

Choć w sumie twórcy Notion reklamują go także jako narzędzie, gdzie zbudujesz swój własny CRM. Więc może jednak mam CRM, ale do bólu uproszczony?

Tu też korzystam z kanbana, gdzie leady mają status Not started, In progress, Won lub Lost. Każdy lead ma oddzielną stronę, gdzie spisuję ustalenia mailowe lub ze spotkań. Opracowuję w tych notatkach zakres, harmonogram i cenę. Jedynym polem dodatkowym jest wartość projektu. Ot, cała filozofia.

Zadania marketingowe

Lista artykułów dla SamSieNaucz.pl leży w Notion w postaci kanbanu. To pomaga mi w miarę zapanować nad pomysłami, draftami, artykułami do edycji i listą już opublikowanych treści (która motywuje do dalszego działania).

Marketing dla DamianRams.pl to były do tej pory zazwyczaj partyzanckie działania z doskoku. Mam wenę i czas? To piszę na bloga. Trafiłem na ciekawą treść? Wrzucam na grupę FB. Kalendarz podpowiada, że mam wysłać newsletter? To siadam i piszę.

Ale gdy coś już robię (jak przykładowo ankietę badającą preferencje czytelników bloga), to spisuję notatki w Notion.

Zalety Notion

Dlaczego warto korzystać z Notion? Jest przynajmniej kilka powodów, za które naprawdę lubię to narzędzie.

Design i interfejs

Notion ma przyjemny wizualnie interfejs, ładne fonty, notatki wyglądają schludnie. Panel po lewej stronie ze strukturą jest wygodny. Dlatego lubię pracować z Notion.

Emoji

Niech rzuci kamieniem ten, kto nigdy nie spędził nieprzyzwoicie długiego czasu na dobieraniu idealnej ikonki. Niby to pierdoła, ale sprawia, że przyjemniej korzysta się z narzędzia. 

Emoji ułatwiają też nawigację, bo po pewnym czasie łączymy je z konkretnym tematem i szybciej poruszamy się po notatkach.

Elastyczność

W Notion przy odpowiedniej cierpliwości można zbudować niezłe cuda. Narzędzie ma przeróżne komponenty: kanban, listy to-do, tabele, galerie, listy, a do tego opcję embedowania treści z innych źródeł (PDF, Google Drive, Loom, Figma i wiele innych). 

Niezły kombajn, z którego zrobisz CRM, system do prowadzenia projektów, firmową wiki, kalendarz marketingowy, lista filmów do obejrzenia, habit tracker… można tak bez końca.

Hierarchia

Dla potrzeb takich, jak baza wiedzy (firmowa lub osobista), gdzie potrzeba struktury i przejrzystości, Notion jest świetnym wyjściem. Można łatwo odnaleźć potrzebne informacje. A to potrafi zaoszczędzić masę czasu w firmie (i życiu prywatnym też).

Aplikacja mobilna 

Najlepsze pomysły często przychodzą do głowy, gdy nie mamy pod ręką komputera. Mobilna aplikacja Notion jest całkiem przyjemna, ale niestety działa dość wolno i to jej największy minus. Mimo tego fajnie, że w ogóle jest, bo przykładowo Roam Research póki co nadal nie ma apki na iOS / Androida. 

Wady Notion

Chociaż wad Notion wymieniam mniej, niż zalet, to ich ciężar gatunkowy jest większy. Dwie pierwsze wady, czyli brak linkowania (bidirectional linking) i powolne działanie sprawiły, że większość notatek robię teraz w Roam, a Notion jest raczej narzędziem do zarządzania projektami zawodowymi.

Brak linkowania notatek

Kiedyś nie zwracałem na to uwagi, bo w ogóle nie znałem konceptu. Ale odkąd korzystam z Roam Research, to nie wyobrażam sobie narzędzia do notatek bez bi-directional linking działającego automatycznie. 

W Notion czułem opór przy próbie zebrania skrawków wiedzy na jeden temat, rozrzuconych po różnych zakamarkach narzędzia. Przyjmowałem za pewnik fakt, że jest to żmudne. Okazało się, że nie musi tak być – trzeba tylko się przesiąść na inną aplikację.

Ociężałe działanie

Notion jest wolny jak ketchup. Większe notatki potrafią się ładować przez kilkanaście – kilkadziesiąt sekund. Może to kwestia mojego leciwego już Macbooka Air (kiedy te Macbooki Pro z M2?!), ale znajomi z lepszymi komputerami też narzekają.

Przykładowo w Notion prowadziłem listę z dziennikiem. Codziennie dodawałem nową stronę do listy. Po roku strona tak urosła, że dotarcie do archiwalnych wpisów zajmowało kilka minut. Treść się powoli doczytywała wraz z przewijaniem notatki. Frustrujące. Przerzuciłem dziennik do Roam.

Elastyczność

Tak, to jednocześnie zaleta i wada. Notion daje Ci pole do popisu. Możesz zbudować taki system, jaki sobie wymarzysz.

I to pułapka, bo zawsze jest coś do poprawienia. Zawsze można coś udoskonalić, zrobić inaczej, lepiej. I kończy się to tak, że dłubiesz przy strukturze, zamiast robić ważne rzeczy. Strata czasu. 

Uważam, że lepiej jest mieć narzędzie z ograniczonymi funkcjonalnościami. Dzięki temu łatwiej skupić się na odhaczaniu zadań.

Jedno narzędzie vs wiele

Uważam, że Notion nigdy nie prześcignie narzędzi specjalistycznych w konkretnych obszarach. Todoist wygra w kwestii zarządzania zadaniami, Asana będzie lepsza do prowadzenia projektów, Ulysses do pisania, i tak dalej.

Jeśli lubisz minimalizm i korzystasz tylko z podstawowych funkcjonalności różnych narzędzi, to być może zaoranie całego „stacku” i zbudowanie wszystkiego w Notion ma sens. Osobiście ewidentnie mam problem z korzystaniem z wielu aplikacji jednocześnie – po prostu o nich zapominam 🙂 

„All-in-one workspace” to zaleta, ale skutkuje też szeregiem wad.

Notion – cena

Dla użytku osobistego wystarczy Ci bezpłatny plan Personal. Możesz więc korzystać z dobrodziejstw Notion za darmo. 

Szczerze jestem zaskoczony, że aż tak rozbudowana aplikacja jest dostępna bezpłatnie i to bez upierdliwych ograniczeń w funkcjonalnościach.

Do połowy 2020 roku obowiązywał limit dla liczby elementów i był niski – korzystam z Notion od czerwca 2019 i na plan płatny przeszedłem wtedy chyba po tygodniu. To tak na marginesie, żeby podkreślić, że teraz jest lepiej.

W przypadku wersji dla zespołów cena to $8 za miesiąc (~30 zł przy obecnym kursie dolara) – nie wiem, czy to dużo, bo nie mam porównania z innymi narzędziami (bo nie mam zespołu). 

Podsumowanie

Pomimo wad, Notion to świetne narzędzie do budowania bazy wiedzy. Zarządzanie projektami, współpraca z klientami, CRM, lista to-do? Też się da, ale wymaga to więcej cierpliwości.

Gdy odkryłem Notion, to zachwalałem narzędzie, gdzie tylko mogłem. Z czasem wyszły ograniczenia, ale to nadal zupełnie inna półka, niż przestarzały już Evernote.

Jeśli szukasz narzędzia do notowania i bazy wiedzy, to wypróbuj koniecznie.

Słowo na koniec – ten artykuł jest wybrakowany, ponieważ widzę Notion wyłącznie z perspektywy freelancera.

Jeśli przeczytałeś artykuł i korzystasz z Notion razem z zespołem, to podziel się proszę spostrzeżeniami (zastosowania, wady, zalety) w komentarzach. Albo odezwij się na damian@samsienaucz.pl, jeśli chciałbyś dopisać kilka akapitów 😉

Autor | Damian Rams

W dzień analityk-prywaciarz, wieczorami bloger. Uwielbiam uczyć się nowych rzeczy. Na blogu dzielę się technikami, które pomogą Ci efektywniej rozwijać umiejętności.

2 comments

  1. Zgadzam się Notion daje zdecydowanie, zbyt wiele możliwości, które sprawiają że człowiek dużo czasu traci na usprawnianie, zamiast na pracę.
    Mam pytanie co do Roam research, słyszałem kilka pozytywnych opinii na temat tej aplikacji, ale jest dość droga 15$ miesięcznie. Czy istnieje jakieś obejście tej ceny?

    • Polecam Obsidian, jest darmowy, ma podobne funkcjonalności, co Roam Research. Cały czas rozważam przesiadkę na Obsidian (15$ to faktycznie sporo), ale szukam sposobu na odwzorowanie kilku rzeczy, które fajnie sobie w Roam ułożyłem.

Dodaj komentarz

Poprzedni wpis:

Następny wpis: