Matryca Eisenhowera

Matryca Eisenhowera to przydatna technika do oceny priorytetu zadań. Jeśli nie chcesz całe życie pędzić jak chomik w kołowrotku – co w świecie przepełnionym bodźcami staje się coraz częstsze – ta metoda może Ci się przydać.

Skąd się wzięła matryca Eisenhowera?

Matrycę podobnież opracował 34 prezydent USA, Dwight Eisenhower. Trzeba przyznać, że wyprzedzał swoje czasy. Powstała na wiele lat przed boomem na self-help w USA.

Największą rolę w popularyzacji tej metody odegrał prawdopodobnie Steven R. Covey, autor światowego bestsellera 7 nawyków skutecznego działania. Poświęcił jeden z siedmiu rozdziałów na zgłębienie idei działania w tak zwanej “drugiej ćwiartce”, oznaczającej sprawy ważne, ale niepilne.

Matryca Eisenhowera – cztery ćwiartki

Matrycę pewnie widziałeś, bo to klasyka produktywności. Ma dwie osie: istotność zadania i poziom pilności. Powstają nam cztery kwadraty, czy też ćwiartki:

  • Ważne, pilne
  • Ważne, niepilne
  • Nieważne, pilne
  • Nieważne, niepilne

Matryca Eisenhowera

Rekomendacja dla różnych ćwiartek wygląda następująco:

  • Ważne, pilne – zrób jak najszybciej
  • Ważne, niepilne – zaplanuj i zrób niebawem (zwłaszcza kosztem “Nieważne, pilne”)
  • Nieważne, pilne – deleguj / automatyzuj (lub zignoruj)
  • Nieważne, niepilne – nie zajmuj się tym

Jakie zadania wpadają w każdą z tych ćwiartek?

  • Ważne, pilne – tutaj często trafiają zadania, które wcześniej były w sekcji Ważne, niepilne, ale deadline jest już za rogiem.

    Działanie na tej ćwiartce jest stresujące, bo działasz pod presją czasu. Łatwo o kosztowne błędy. Przykład z pracy? Zarywanie nocy nad projektem dla klienta na ostatnią chwilę. Przykład z życia? Wyrywanie zęba, bo jest za późno, żeby go uratować.
  • Ważne, niepilne – trzymając się stomatologii, zadaniem niepilnym, ale ważnym, jest chodzenie na regularne przeglądy i leczenie ubytków w zarodku. W teorii brzmi świetnie, w praktyce brak presji czasu powoduje, że uwaga wędruje do pilnych (i często błahych) tematów.

    W tej ćwiartce mamy zadania z pozytywnym efektem długofalowym, jak publikowanie na blogu, uprawianie sportu czy nauka nowych umiejętności.
  • Nieważne, pilne – idealnym przykładem tego, co nas zajmuje na co dzień, są nagłe spotkania, maile czy telefony w sprawach mało istotnych. Gdyby się nie wydarzyły, to nic złego by się nie stało (nie mylić z gaszeniem pożarów).

    W wirze wydarzeń trudno okiełznać, co jest rzeczywiście ważne, więc na wszelki wypadek skaczemy po sprawach i staramy się odhaczyć jak najwięcej z nich.

    Długofalowo to kiepski wybór. Jeśli dużo czasu spędzasz w tej ćwiartce, to znak, że Twoja praca i życie prywatne są jednym wielkim chaosem.
  • Nieważne, niepilne – tutaj znajdują się wszystkie rozpraszacze i pozornie istotne sprawy, którymi w ogóle nie powinieneś się zajmować.

    Mówię tu o wielogodzinnym oglądaniu seriali, memach, mediach społecznościowych, ale też na przykład o dopieszczaniu w nieskończoność strony internetowej czy folderu reklamowego.

    W zasadzie wszystko, co nie łapie się w “20%” z zasady Pareto, można wrzucić do tej ćwiartki.

Najważniejsza pułapka matrycy Eisenhowera

Pilne zjada Ważne na śniadanie. Niestety.

Tak już mamy, że reagujemy na to, co mamy przed sobą. Jeśli z wyprzedzeniem nie podejmiesz zobowiązania, że zrobisz coś ważnego, pilne sprawy przejmą kontrolę i zapełnią Twój kalendarz.

Dlatego osoby działające głównie w drugiej ćwiartce (Ważne, niepilne) zazwyczaj myślą strategicznie, świetnie planują i konsekwentnie egzekwują swoje założenia.

Teoria a praktyka

W teorii działanie w drugiej ćwiartce brzmi prosto, ale jest jeden szkopuł – musisz umieć ocenić, co rzeczywiście do niej należy. A następnie posiadać na tyle dyscypliny i umiejętności, żeby unikać pozostałych ćwiartek. 

To trudne, a czasem niemożliwe, bo nie działasz w próżni. Masz zobowiązania wobec innych, które choć teoretycznie mogą Ci nie pasować do idealnego planu dnia, to w praktyce ich realizowanie umacnia pewne relacje, co daje długofalowe korzyści.

Przykładowo możesz ignorować emaile od klienta, bo są w teorii Nieważne, niepilne. Ale rób tak wystarczająco długo i to klient zignoruje Ciebie. Stracisz źródło przychodów i będziesz mieć do załatwienia trudną sprawę Ważną i pilną – czyli załatanie dziury w firmowym budżecie.

Dlatego odradzam wpadanie w skrajności – matryca Eisenhowera to nie jest wyrocznia i lek na całe zło. Trzeba z niej korzystać z głową. Czasem Nieważne, niepilne też trzeba zrobić – chociażby po to, żeby się odmóżdżyć i lepiej poczuć.

Matryca Eisenhowera jako narzędzie do podejmowania decyzji

Matryca Eisenhowera przydaje się zwłaszcza w momentach, gdy masz tonę spraw na głowie i nie wiesz, w co ręce włożyć. Przejście z zadaniami przez matrycę pomaga ułożyć plan działania, który da optymalne efekty.

Jak nadać priorytet zadaniom?

Regularnie myślę o konsekwencjach krótkofalowych i długofalowych, jakie niesie za sobą (nie)wykonanie danej czynności.

Przykłady:

  • Co się stanie, jeśli odpiszę na tego maila jutro? Krótkoterminowo może ktoś będzie przez chwilę zły. Długoterminowo nic się nie stanie.
  • Co się stanie, jeśli nie napiszę dzisiaj artykułu? Krótkoterminowo nic, ale długofalowo wyrabiam nawyk przekładania publikacji na później, tracę potencjalny ruch na bloga, co przekłada się na mniej subskrybentów newslettera, a to na niższe przychody z projektów czy kursów online… tak więc długofalowe skutki są negatywne. 

Istotne pytanie to także: Czy dane zadanie jest konieczne? 

Jeśli widzę, że je odkładam od dłuższego czasu albo nie mam pewności, że powinienem to zrobić, to je usuwam. To tworzy przestrzeń dla ważnych spraw.

Przeoranie długiej listy zadań i przyporządkowanie ich do poszczególnych ćwiartek potrafi przywrócić wiarę w to, że da się ten cały bajzel ogarnąć.

Podsumowanie

Dzięki matrycy Eisenhowera jest u mnie z decydowaniem o priorytetach lepiej, niż gdy byłem jeźdźcem bez głowy i bezrefleksyjnie rzucałem się na przeróżne zadania.

Staram się patrzeć na różne aktywności przez pryzmat miejsca, do którego prowadzą w perspektywie miesięcy i lat (a nie dni). Regularnie sprawdzam swoje plany na kwartał i rok, a także odświeżam sobie długofalową wizję. To pomaga uchwycić szerszy kontekst i odrzucić. 

Polecam.

Photo by Ivan Samkov from Pexels

Autor | Damian Rams

W dzień analityk-prywaciarz, wieczorami bloger. Uwielbiam uczyć się nowych rzeczy. Na blogu dzielę się technikami, które pomogą Ci efektywniej rozwijać umiejętności.

Dodaj komentarz

Poprzedni wpis:

Następny wpis: